Warum Manager mehr wie Piloten arbeiten sollten: Management by Exception
Die Überwachung immer komplexer werdende Prozess sowie die Übersicht über die Flut an Informationen und Daten durch die zunehmende Digitalisierung dieser Prozesse erfordern häufig ein hohes Maß an Expertise, Zeit und Aufmerksamkeit vonseiten des Managements. Dadurch werden wertvolle Ressourcen verschwendet, die in anderen Bereichen besser eingesetzt werden könnten. Auch das Fehlerrisiko steigt. Mit dem Einsatz von Echtzeitüberwachungssystemen und datengetriebenen Alerts, wie Chatbots, können beispielsweise Produktionsvorgänge automatisiert ablaufen und erfordern nur bei der Über- oder Unterschreitung von bestimmten Schwellenwerten das Eingreifen des Managers. Dies ermöglicht den Mitarbeitern eine selbständige und ungestörte Arbeitsweise und dem Manager mehr Kapazität für entscheidende betriebliche Fragestellungen. Dieser Führungsstil, auch „Management by Exception“ genannt, ist in vielen Branchen und Bereichen anwendbar und kann mit der Arbeitsweise von Piloten verglichen werden, da diese ebenfalls erst ans Steuer greifen, wenn es ein Problem gibt oder eine besonders kritische Phase des Fluges ansteht, wie zum Beispiel Start oder Landung. Während des restlichen Fluges kann er sich dadurch auf äußere oder “Big-Picture“-Faktoren” wie das Wetter, die Flugroute oder Kommunikation kümmern.
In unserem letzten Webinar haben unsere Berater Richard Ranftl und Milad Rahimi-Barfeh über diese Management-Technik gesprochen und anhand von Beispielen und Anwendungsfällen den genauen Ablauf und die Vorteile dieser Management-Methode erläutert.
Industrie 4.0 führt dazu, dass Prozessstrukturen in Unternehmen und den Managementbereichen immer mehr digitalisiert und automatisiert werden, um einen flexibleren und transparenteren sowie effizienteren Workflow zu schaffen. Doch dies bedeutet auch, dass Manager mit einer bisher ungewohnten Menge an Daten und Informationen konfrontiert werden, über die Sie den Überblick behalten müssen. Dies kann zu Überforderung und Fehlern führen. Mit der Management by Exception-Methode können nicht nur die neuen Anforderungen erfüllt und schnell Maßnahmen für gezielte Probleme abgeleitet werden, sondern sie verschafft den Führungskräften auch den nötigen Überblick und die Sicherheit, Problemzustände zu erkennen und zu lösen. Zudem können Führungskräfte mit der gewonnen Zeitersparnis, ihren Fokus auf andere wichtige Aufgaben legen, die Fehlerquote kann verringert werden und Prozesse können durch datengetriebene Alerts häufig effizienter gestaltet werden, wodurch das Unternehmen Zeit und Geld sparen kann. Auch für Mitarbeiter bietet Management by Exception Vorteile: durch die verringerten Eingriffe des Management auf die Arbeitsprozesse genießen sie mehr Freiheit und Selbständigkeit im Arbeitsalltag was wiederum zu einer Steigerung der Motivation und Arbeitszufriedenheit führen kann.
Doch wie funktionieren datengetriebene Alerts?
Um datengetriebene Alerts sinnvoll einsetzen zu können ist erst einmal eine performante Datenintegration und Echtzeit-Datenübertragung notwendig. Hierfür werden Live-Daten aus einem oder mehreren Quellsystemen in Echtzeit an Targetsysteme, wie bspw. Qlik Sense, geladen. Diese Live-Daten kann der Kunde dann direkt in einem individuellen Dashboard einsehen. Durch eine zusätzliche Einrichtung von Alerts wird bei der Unter- oder Überschreitung von Schwellwerten relevanter KPIs eine Push-Nachricht beispielsweise in Teams an die zuständige Person versendet. Diese kann dann bei Bedarf weitere Maßnahmen einleiten. Diese Methode ist für viele verschiedene Systeme und Szenarien, von der Produktion bis hin zum Vertrieb, anwendbar und benötigt für die Implementierung meist nur wenig Aufwand. Zusätzlich können ausgelöst von Alerts eigene Prozesse und Aufgaben automatisiert gestartet werden. So kann beispielsweise im Vertrieb ein Alert ausgelöst werden, wenn ein Kunde seit 4 Monaten nicht mehr besucht wurde, und daraufhin automatisiert ein Task für den zuständigen Vertriebsmitarbeiter im CRM erstellt werden, diesen Kunden zu besuchen. Durch diese Einleitung direkter Maßnahmen bei bestimmten Schwellwertunter- oder -überschreitungen kann so die Reaktionszeit deutlich verbessert werden und effizienter gearbeitet werden.
Die vielseitige Anwendung, schnelle Implementierung, kurze Amortisierungsrate und deutliche Effizienzsteigerung machen datengetriebene Alerts und die damit zusammenhängende Führungsmethodik des Management by Exception zu einer zukunftssicheren Strategie für jedes Unternehmen. Die Als tool- und branchenunabhängige Beratung bietet H&Z.digital GmbH für jeden Prozess eine effektive und effiziente digitale Lösung an und unterstützt Sie von der Anforderungsaufnahme bis hin zur Umsetzung und Wartung.
Falls Sie noch Fragen oder Anregungen zum Thema Management by Exception oder Alerts haben, kontaktieren Sie uns jederzeit unter info@hz.digital.
